オフィス電話選びのポイント

電話機の台数の決め方

電話機の台数は、デスクの数と会議室数が目安となります。デスクが3個で会議室数が1部屋であれば、合計4台とするのが一般的です。

ところで、ビジネスフォンは使いたい電話機を購入するだけで良いのでしょうか。実は主装置（PBX)や電話機によって最大搭載数が決まっています。最大搭載数よりも必要な電話の台数が多くなってしまう場合、その台数に対応可能な機種に交換しなければなりません。ビジネスフォンの導入の際には、機種の最大搭載数の確認が必要です。

導入する台数を間違ってしまった場合、配線や電話機の設定などの工事もやり直さなければならず、手間とコストがかかります。主装置がIP-PBXであれば、増設時に高額な電話工事が不要になり、PBXの設定変更も顧客自身で行えます。

同時通話数の決め方

ビジネスフォン導入時には、チャネル（ch）数を検討する必要があります。例えば社員10人が在籍している事務所の場合、全員が同時に通話を利用したいときには10ch、6人で良いという場合は6chが必要です。後者の場合、6人が電話中であれば「話し中」となり、それ以上の発着信ができなくなります。

また、回線によってch数が異なります。アナログ回線は1回線1chですが、デジタル回線のINS64は1回線2ch、INS1500は1回線23chの通話が可能で、インターネット回線を利用したサービスでは無制限になります。必要な通話数が定まったら、対応できる電話を選ぶとともに、回線の種類も決める必要があります。

コードレス電話機

コードレス電話機は、別フロアへの移動が多い職場や、倉庫など広い敷地を動き回るような業務で真価を発揮します。
ただし、コードレス電話機は単体での利用はできず、置き型電話機とセットで利用することになります。また、コードレス電話を使用するにはアンテナの設置が必要です。

外線間転送機能

外線間転送とは、例えば会社に電話が掛かってきたときに担当者が不在だった場合、その担当者の携帯電話・スマホに電話を転送することができる機能です。自動で即座に転送する「外線自動転送」と、電話を取って保留ボタン押し、転送先の相手の携帯を呼び出す「外線手動転送」の2種類があります。

スマートフォン（スマホ）連携機能

ビジネスフォンをスマホと連携することによって、「会社の電話⇔スマホ」「スマホ⇔スマホ」などを内線電話として使えるようになります。例えば営業担当が社外でスマホを利用しても、会社のネットワークを使用するので余計な通信費は掛かりません。

留守番電話・IVR（自動音声応答）

留守番電話は、どんな業種・業態でも欠かすことのできない機能です。単に同じ内容のメッセージを流すだけではなく、例えば営業日と休日で異なるメッセージを流すこともできます。また、IVRシステムを使えば、キャンペーンや内線番号を案内することなども可能です。

すでにビジネスフォンがあり留守番電話機能のみを導入したい場合は、留守番電話装置を接続するだけで導入可能です。これからビジネスフォンを導入する場合は、留守番電話機能を搭載したビジネスフォンを購入するのが良いでしょう。

録音機能

掛かってきた電話や社員同士の内線通話を録音するシステムです。現在ビジネスフォンをすでに利用している場合は、通話録音装置を接続すれば導入できます。これからビジネスフォンを導入しようとしている場合は、録音機能が搭載されたビジネスフォンの購入を検討してみてはいかがでしょうか。

かかってきた電話番号を表示する

相手の電話番号を、ビジネスフォンのディスプレイ上に表示するサービスです。電話に出る前に相手の番号がわかるので便利です。（なお、ナンバー・ディスプレイはNTT東日本・西日本の登録商標です。利用にはNTT東日本・西日本との契約が必要になります。）

まとめ

ビジネスフォンを導入する際のポイントと、ビジネスフォン設置の際にあわせて検討したい機能の導入のポイントについて説明してきました。ビジネスフォンは機能の選択肢が多いため、会社のニーズに適したビジネスフォンを導入するのが良いでしょう。