IP-PBXへの乗り換え方

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オフィス移転などの際に必要となるのが、ビジネスフォンのリプレイスです。ここでは、リプレイスのタイミングと導入までの流れ、乗り換え時に行う検討事項などを解説していきます。

目次

リプレイスのタイミング

メーカーのサポート期間や法定耐用年数を過ぎても、PBXの主装置を使い続けている会社が多くあります。しかし、PBXは四六時中稼働しているものであり、使い続けるうちに老朽化していきます。老朽化が原因で万が一故障してしまった場合、多大な修理コストが掛かるばかりか、営業上の機会損失が発生してしまいます。

コストを抑えつつPBXのリプレイスを行うために、IP-PBXの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。オフィスの電話システムを、レガシー(従来の)PBXからIP-PBXに乗り換えるタイミングを紹介します。

レガシーPBXからIP-PBXへのリプレイス

タイミングとしては、ビジネスフォンをIP電話に交換する際に、あわせてPBXをIP-PBXにリプレイスするのが良いでしょう。また、会社の拠点を増やす場合も、拠点ごとに主装置が必要なレガシーPBXから、複数拠点を内線化できるIP-PBXに交換するのに適切な機会です。

また、ビジネスフォンの法定耐用年数は6年となっています。メーカーによりサポートの期間も決まっていますので、これらの期間を目安にIP-PBXにリプレイスすることをおすすめします。

クラウドPBXからIP-PBXへのリプレイス

リプレイスのタイミングとしては、事業拡大するタイミングなどに行うのが良いでしょう。人員を増やしたり、事業所を増やしたりすることが決まったら、ソフトウェアやハードウェアのIP-PBXへの変更もあわせて行います。

クラウドPBXを利用していて、「電話が切れる」「相手の声が聞こえない」「雑音が入る」などの不具合が頻発するようになった場合も、IP-PBXへの乗り換えの時期です。

スマートフォン(スマホ)からIP-PBXへの乗り換え

スマホもIP-PBX化できます。専用のアプリを利用することで、社員のスマホがオフィスの内線端末として利用できるようになります。これにより社員のスマホの通話料を抑えることができます。

スマホからIP-PBXへの乗り換えはアプリをインストールするだけでできるため、いつでもIP-PBXに対応することができます。会社のメンバーが増えるたびに導入を検討しましょう。

導入までの一般的な流れ

IP-PBXの導入から実際に導入するまでの流れを解説します。システム自体の納品は、最短10日~1カ月程度で可能です。ただし、電話回線の種類や電話機・ネットワーク機器など、周辺機器の納期によって変動します。

1.ヒアリング・見積もり

まずはIP-PBXを提供している業者に問い合わせ、見積もりを出してもらいましょう。見積もりの際には、導入を検討している事業所の回線・ネットワーク環境などを伝えます。

なお、見積もりの際には複数業者に作成を依頼し、比較検討できるようにしましょう。

2.注文

見積もりを出した業者の中から導入する1社を決め、注文します。設置作業も同一の業者が担うときは、機器(主装置やソフトウェア+電話機)の購入費用と、ビジネスフォン設置に掛かる費用の両方を支払うことになります。

3.導入・設置

オフィスにて導入・設置作業を行います。IP-PBXとIP電話機との接続は、LANケーブルを利用します。ネットワークスイッチ(スイッチングハブ)に繋ぐだけなので、レガシーPBXのような回線敷設に伴う作業費用は発生しません。

4.使用開始

開通手続きを行います。基本的には自社のIP-PBX導入担当者立ち会いのもと、開通を行います。

乗り換え時に検討すべき事項

IP-PBXへ乗り換える際に発生する検討事項を解説します。

電話機の台数を決める

電話機の台数は、基本的にはデスクの数と会議室の数で決めます。例えば、デスク5個、会議室2部屋の場合は、7個の電話機を配置するようにします。加えて受付電話機1台も忘れないようにしましょう。

ちなみにPBXやビジネスフォンによって最大搭載数が決まっており、導入後の増設で最大搭載数を超えてしまうと、新たに購入する必要が生じます。ビジネスフォン導入の際には、機種の最大搭載数をあらかじめ把握しておきましょう。

同時通話数を決める

同時通話数とは、「1つの回線で同時に通話できる数」のことを指します。この通話数はチャネル(ch)で表されます。アナログ回線は1回線1chでしたが、デジタル回線であるINS64は1回線2ch、INS1500は1回線23chの通話が可能です。

オフィスで使用するチャネル数は、一般的に「従業員の3分の1」程度が目安と言われています。10人のオフィスであれば3ch~4chを目安とし、同時通話数を決めましょう。

乗り換え時に見直すべき周辺機器

ここからは、乗り換え時に見直すべき周辺機器について紹介します。

留守番電話装置

留守番電話装置を使えば、営業時間外の通話内容を記録することができます。なかには、停電時も内容が消えないフラッシュメモリー搭載型のものもあります。合計2カ所の呼び出し先を登録できる機器も発売されているので、携帯電話などに連絡が届くように設定することも可能です。

通話記録装置

顧客応対や社員間の内線電話を録音できます。通話内容を記録することで、クレーム対応やコールセンターの品質向上に役立ちます。パソコンから「通話の確認」や「音声データの検索・再生」ができるものもあります。

IP-PBXの種類によっては、これらの機能が標準搭載されているものもあります。オフィスに適した機能が備わっているのか、追加購入する必要があるのか確認しておくと「思った以上に費用がかかる」事態を避けられます。

ソフトフォン

PCなどの端末で、通常の電話機と同じように通話できる機能です。専用のアプリを導入すれば、PCとUSBヘッドセットがあるだけで通話でき、固定電話機を購入する必要がありません。なお、アプリをインストールする際には、そのアプリが導入したいPCのOSに対応しているか確認しましょう。

乗り換えによって得られるメリット

IP-PBXを導入すると、今まで電話回線とLAN回線の2つの通信回線があったものをLAN回線に一本化でき、従来の主装置の維持管理費や、通話料を削減できます。

また電話網の変更、回線の移設やPBXの設定など外部業者に委託する必要があった作業も、LANケーブルを差し替えるだけで済むため、大幅なコスト削減を実現できます。これにより、従業員に人事異動や業務変更があったときには、電話機を移動するだけでそのまま利用可能となり、工事は不要です。

まとめ

主にIP-PBXの乗り換え方について説明してきました。リプレイス時に検討すべきポイントが何点かありますので、検討し忘れの無いよう、事前に課題を洗い出しておきましょう。

カテゴリ:IP-PBX導入ガイド

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