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IP-PBX導入によるコスト削減例
レガシーPBXに比べてIP-PBXは低コストで導入できるといわれています。本記事では、ユーザの課題ごとにIP-PBX導入によってコストが削減された5つの例を紹介します。
課題1「リプレイス費用を抑えたい」
アイケア事業と眼鏡事業を主な事業として、コンタクトレンズや眼鏡の製造・販売を行っているA社。A社では既存の電話設備の老朽化が進んでいたため、早急に設備を更新する必要がありました。A社は東京都の本社と研究所1カ所のほかに、全国各地に営業所7つ、物流センターを3つ抱えていますが、リプレイスの際には、これら複数拠点の設備導入費を安く抑えることが課題でした。
電話交換機本体が1台で済み、コスト削減に成功！
旧システムと違い、IP-PBXの場合は各拠点に電話交換機本体を設置する必要がありません。そのため、高額な電話交換機本体を複数個購入する必要がなくなり、導入費を節約できました。また、営業所と物流センターでは、それぞれの用途に合わせてソフトフォンと多機能電話機を組み合わせることにより、旧システムと比べ導入費をトータルで約20％削ることができました。
課題2「保守費用を減らしたい」
靴下や肌着の製造、卸売、小売を行う老舗ブランドであるB社。東南アジア圏での新ブランド展開と事務所・販売店舗の新設を控え、新たに電話システムを構築することになりました。従来は、メンテンス費用として毎月10万程かかっていたことが大きな負担だったため、新システム導入の条件には「自分たちで運用設定の変更を行えること」を掲げていました。
自社で設定変更が可能になり、コスト削減に成功！
IP-PBXの電話システムでは、設定変更をWeb上で行える製品もあるため、メーカーへの依頼が不要になりました。年間計100万円以上かかっていた保守費を大幅に削減でき、費用面の課題が解決されただけでなく、工事や設定変更の時間が短縮されたため業務効率も向上しました。また、自動音声応答も独自に設定することができ、顧客からの問い合わせ電話には窓口案内と商品のキャンペーンの音声を流すことで問い合わせ対応の質が向上しました。
課題3「複数拠点を安く内線化したい」
賃貸事業と不動産業を主軸に成長を続け、主にアパートの貸し出しを行っているC社。C社の電話設備は導入から7年が経ち、耐用年数を過ぎ保守サービス終了も目前に迫っていました。また、全国に30以上の支店を構えていますが、旧システムではエリアごとに通話料が異なり、これが社内の円滑なコミュニケーションを妨げていたことも課題の1つでした。そこで、莫大な資金をかけずに全拠点の内線化を行う方法を探していました。
回線の見直しと内線化で、コスト削減に成功！
電話回線の見直しを図り、月額通話料がよりリーズナブルなオフィス向けの光回線に変更しました。さらに、IPネットワーク経由で社内全体を内線化することで、従来よりもイニシャルコストを安くすることに成功しました。加えて、携帯電話を社内外どちらからでも内線通話できるようにしたことで、導入後1カ月の月額使用料と通話料を従来より40％削減できました。
課題4「個人の通信コストを低減したい」
全国に拠点を持つ大手銀行Dグループでは、窓口業務から海外進出のサポート、経営コンサルティングなど幅広い事業に取り組んでいます。既存の電話設備の劣化が目立ってきたため、電話設備のリプレイスを検討していました。Dグループでは営業社員にスマートフォンを支給していましたが、通信費が経費を圧迫しており、さらに購入した時期により機種のデータ容量や料金プランが異なり、煩雑になっていた会計処理の解決も必要でした。
内線化とスマホ支給で、コスト削減に成功！
IP-PBXにより社内の固定電話機を内線化して通話料を削減。また、営業社員のスマホに専用アプリをインストールすることで、社員間の通話をすべて内線化できたうえに、営業先でも会社の電話番号で通話ができるようになりました。
これにより営業社員と会社との通信費を大幅にカットすることができ、通信コストを従来より30％削減できました。また、スマホを買い換えることなく経費処理の簡素化を実現したため、経理部門の業務効率改善に役立ちました。
課題5「安く機能追加したい」
全国で健康飲料やサプリメントを販売し、人々の健康なライフスタイルを支えるE社。販売企画、商品開発のほかにコールセンター業務なども行っています。E社では顧客満足度向上のため、コールセンターの機能拡張を検討していました。しかし、業者に依頼すると設定変更費用が高額になってしまうため、システム拡張に踏み切れずにいました。
CTIシステム導入でコスト削減に成功！
検討していたIP-PBXの中で、既に自社で利用していた顧客データベースとの連携が可能な製品を選び、既存のシステムを大幅に変更することなく、電話システムを刷新しました。権限の管理や機能追加はPC上で行えるため運用費も従来よりかかりません。顧客情報のポップアップ表示や着信履歴表示など、CTIシステムの便利機能を使用することでオペレーターの業務効率も上がり、電話業務の成績向上にもつながりました。
まとめ
コスト削減を達成するためにIP-PBXの導入は有効であることが分かりました。「電話システムの保守費や導入費を抑えたい」と思っている方は、ぜひIP-PBXを導入してみてはいかがでしょうか。
カテゴリ：IP-PBX導入ガイド