電話機の選び方

内線通話、保留・転送

事業所内に電話交換を担うPBXを設置し、オフィス内の電話機同士で通話する機能です。外線を利用しないため通話料が発生せず、料金の負担軽減と業務の効率化を支えています。また、保留・転送機能も重要です。外線着信を取り次ぎ、担当部署などへ転送します。

パーク保留

電話の取り次ぎの際に、パーク保留のボタンに保留を置き換え、別の電話からもそのボタンを押すことで保留を解除できるようになる機能です。転送を行う必要がなく、どの電話からも保留した通話を再開できることが特徴です。

この機能は日本で発達したもので、海外製の製品や、IP-PBXの種類によってはパーク保留が割り当てできない場合があります。ビジネスフォンならではの便利な機能であるため、IP-PBXベンダーが推奨する電話機を事前に確認しておきましょう。

複数回線の接続

一般電話機は1回線・1通話ですが、ビジネスフォンは複数回線の接続が可能です。同時通話数は回線の種類と、PBXに接続できる電話台数に左右されます。オフィスの規模をふまえて検討します。

マルチライン

1台の電話機に複数の内線番号を割り当て、どの電話機でも対応できるようにする機能です。例えば内線1番で外線を受けて保留にした場合、他の電話機でも内線1番のボタンが点滅することで、他の社員も回線の利用状態を把握することができます。

従来のPBXを用いた電話では標準的な機能ですが、IP電話機では対応していないこともあります。業務効率化のためにも、マルチライン機能が使用できる電話機を選びましょう。

会議通話

ビジネスフォンを通して複数の拠点と会議ができる機能です。少人数での打ち合わせであれば、物理的な移動を必要とせずに実施できるため、出張費の削減につながります。

マルチラインや内線通話の状態を示すファンクションキーの並びや、会議通話の使い方などは電話機によって異なります。機能を確認し、使い勝手の良い電話機を選びましょう。

IP電話機について

従来の電話線（アナログ回線やメタル回線）に代わり、IPネットワーク（インターネット）を利用した回線のサービスが提供されています。これによりチャネル数（通話数）が無制限になり、IP電話機とは装置を介さず直接接続できるようになりました。従来の場合、オフィスの電話の発着信制御は、アナログ回線やメタル回線をつなぐレガシーPBXが担っていましたが、現在ではIPネットワーク上で電話交換を行うIP-PBXが、サービスを利用するために必要な存在となっています。

IPネットワークを利用するIP-PBXに、直接対応できるのがIP電話機です。
IP電話機を従来の電話線につないだり、従来の電話機をIPネットワークにつないだりするには、VoIPゲートウェイが必要になります。VoIPゲートウェイは電話線とIPネットワークの接続部分に設置され、電話線からのアナログ音声データをデジタルデータに、IPネットワークからのデジタルデータをアナログ音声データに変換する機能を持っています。

◎メリット

△デメリット

IP-PBX・IP電話機導入の際には、加入予定のキャリアが提供するIP電話回線について注意が必要です。一部の回線では、フリーダイヤルや110番・119番に発信できない場合があります。また、IPネットワークでは従来使用していたFAXが使えないことがあります。社内ネットワークの構築時には、検討している通信サービスでは緊急通報ができるのか、FAX用に電話回線を用意するのかなどを確認することで、導入後に混乱することを防げます。

適切な台数や回線数の把握

電話を導入する際は、電話機の適切な台数や回線数を把握しておくことも大切です。一般的に、適切な電話機の台数はデスクの数＋会議室の数が目安とされています。また、適切な同時通話数は従業員数の1/3程度とされています。繁忙期などのピーク時に、外線をどの程度使用するのかを考慮して選びましょう。

まとめ

ビジネスフォンの活用は業務の効率化・コスト削減につながります。オフィスや業務内容を考慮し、最適な電話機を選びましょう。