IP電話とソフトフォンの違い

導入コストやランニングコストを抑えられる

ソフトフォン用のソフトウェアは、卓上で利用する多機能電話機より安価な場合が多くなっています。さらにベンダーによっては無料版のソフトを提供していることもあり、導入の費用を大幅に下げることができます。

IPネットワークの利用で通話料金を抑えられるほか、固定電話機のように老朽化に悩まされることもありません。導入コストに加え、ランニングコストも従来の固定電話機に比べて低く抑えられることになります。

移動・増設時の利便性が高い

IPネットワークを利用して通話を行うソフトフォンは、電話線の配線が不要です。そのため、社員の増員やオフィスのレイアウト変更に伴う電話機の移動や追加を、配線工事なしでスムーズに進めることができます。
また、PCやスマートフォンにソフトフォンをインストールしておくと、インターネットに接続できる環境であれば、外出先からでも内線通話を行うことができます。

多彩な機能をカスタマイズできる

ソフトフォンでは、通話以外の機能でPC連携を行うことも可能です。このような電話とパソコンの統合をCTI（Computer Telephony Integration）といい、以下のような例があります。

利用可能な機能はメーカーや製品によって異なるため、ソフトフォン検討の際は自社の電話業務に適しているか確認しましょう。

複数人でのTV会議

ソフトフォンは、Webカメラと併用することでTV会議を行うことを可能にします。同じ画面を複数の端末で共有することで、資料を用いた説明が必要な会議も快適に進められます。また、ヘッドセット型のマイクを使えば両手が自由に使えるため、メモを取ったり資料を参照したりすることも容易になります。

外出先での通話

ソフトフォンは、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、会社の外でも活躍します。例えば、ノートパソコンやスマートフォンなどの端末を持ち運ぶだけで、訪問先の会議室やビジネスホテルの部屋からでも無料で内線通話を行うことができます。通常は高い料金がかかる海外からの通話も、ソフトフォンを用いればインターネットで通話ができ、新たに通話料はかかりません。

コールセンター

通話しながらパソコンを操作することの多いコールセンターでも、ソフトフォンは活用されています。PC連携による顧客情報の自動表示・通話録音機能などを備えているソフトフォンでは、顧客情報の管理や電話対応がスムーズになることがその理由の一つです。

常に電話業務を行うコールセンターにおいては、顧客情報の確認やメモ等の記入、通話履歴の管理などをストレスなく行うことが重要です。PC画面が参照しやすく、両手が空くソフトフォンは最適なツールだといえるでしょう。