IP電話とソフトフォンの違い

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IP-PBXやIP電話機導入の際には、卓上の固定電話機に限らず、ソフトフォンの活用を視野にいれることで業務の効率化を進められるかもしれません。

本記事では、IP電話とソフトフォンの違いや活用例などを紹介します。

目次

IP電話とソフトフォンの違い

IP電話とは、IPネットワーク(インターネット)を利用した電話サービスです。インターネット回線を使うことによりチャネル数(通話数)が無制限になり、通話料金も従来の電話線より低価格で、全国一律の場 合が多いというメリットがあります。

ソフトフォンはIP電話で利用できる通話方法の一種で、パソコンやスマートフォンにソフトウェアをインストールし、電話機を使わずに通話します。パソコンでは、イヤホンとマイクを接続しての利用が一般的です 。ソフトフォンは、ソフトウェアを使って音声をデータに変えインターネット経由で伝えることで通話を実現します。ビジネス向けではなく、主に個人向けの無料通信サービスとして親しまれているSkypeやLINEなども 、ソフトフォンに含まれます。

IP電話サービスでの通話には、IP対応の多機能電話機やコードレス電話機、スマートフォン、PCソフトフォンなど、多くの方法を使うことが可能です。このうち物理的な電話の装置を持たず、ソフトウェアが通話を担っているものがソフトフォンであるといえます。

ソフトフォンのメリット

導入コストやランニングコストを抑えられる

ソフトフォン用のソフトウェアは、卓上で利用する多機能電話機より安価な場合が多くなっています。さらにベンダーによっては無料版のソフトを提供していることもあり、導入の費用を大幅に下げることができます。

IPネットワークの利用で通話料金を抑えられるほか、固定電話機のように老朽化に悩まされることもありません。導入コストに加え、ランニングコストも従来の固定電話機に比べて低く抑えられることになります。

移動・増設時の利便性が高い

IPネットワークを利用して通話を行うソフトフォンは、電話線の配線が不要です。そのため、社員の増員やオフィスのレイアウト変更に伴う電話機の移動や追加を、配線工事なしでスムーズに進めることができます。
また、PCやスマートフォンにソフトフォンをインストールしておくと、インターネットに接続できる環境であれば、外出先からでも内線通話を行うことができます。

多彩な機能をカスタマイズできる

ソフトフォンでは、通話以外の機能でPC連携を行うことも可能です。このような電話とパソコンの統合をCTI(Computer Telephony Integration)といい、以下のような例があります。

顧客情報の自動表示
着信の自動転送
通話の録音
TV電話
ビジネスチャット
共有可能なインターネット上のメモ

利用可能な機能はメーカーや製品によって異なるため、ソフトフォン検討の際は自社の電話業務に適しているか確認しましょう。

ソフトフォンのデメリット

ソフトフォンのデメリットは、パソコンやスマートフォンの電源が入っていないと使えない点です。
PCをソフトフォンの端末として利用する場合、固定電話機と同じように、電源を常時オンにしている必要があります。ただし、電源を切っている間は別のPCやスマートフォン・固定電話機などの端末に着信を転送するよう設定しておき、そちらで電話に出ることは可能です。

停電の際は、多機能電話機ではPBX主装置に搭載しているバッテリーからの電力の供給で、数分から数時間は通話ができましたが、ソフトフォンは停電でPCなどの電源が入らなくなると使用できなくなってしまいます。

ソフトフォンの活用例

複数人でのTV会議

ソフトフォンは、Webカメラと併用することでTV会議を行うことを可能にします。同じ画面を複数の端末で共有することで、資料を用いた説明が必要な会議も快適に進められます。また、ヘッドセット型のマイクを使えば両手が自由に使えるため、メモを取ったり資料を参照したりすることも容易になります。

外出先での通話

ソフトフォンは、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、会社の外でも活躍します。例えば、ノートパソコンやスマートフォンなどの端末を持ち運ぶだけで、訪問先の会議室やビジネスホテルの部屋からでも無料で内線通話を行うことができます。通常は高い料金がかかる海外からの通話も、ソフトフォンを用いればインターネットで通話ができ、新たに通話料はかかりません。

コールセンター

通話しながらパソコンを操作することの多いコールセンターでも、ソフトフォンは活用されています。PC連携による顧客情報の自動表示・通話録音機能などを備えているソフトフォンでは、顧客情報の管理や電話対応がスムーズになることがその理由の一つです。

常に電話業務を行うコールセンターにおいては、顧客情報の確認やメモ等の記入、通話履歴の管理などをストレスなく行うことが重要です。PC画面が参照しやすく、両手が空くソフトフォンは最適なツールだといえるでしょう。

まとめ

ソフトフォンのIP電話との違いや特徴・活用例について説明しました。電話機が必要なく、PCとの連携も可能になるなどソフトフォンのメリットは多く存在します。電話システムの刷新の際は、それらをふまえて検討してみてください。

カテゴリ:IP-PBXの基礎

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