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ビジネスのムダを賢く削減！ IP-PBX導入による業務改善例5選
IP-PBX導入によって企業にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。企業が抱えることの多い課題と、IP-PBX導入による5つの業務改善例を紹介します。
課題1「保守管理コストが高い」
電話設備の導入から6年経ち、リプレイスの時期を迎えていました。従来の電話システムでは設定変更や点検が必要なときは、その都度業者に依頼する必要がありました。そのため、保守管理コストを抑えられる電話機の導入を検討していました。
また、さらに1年後には全国展開を控えていたため、事務所増設費用も加味して、今回の事務所のリプレイスで導入・保守管理コストともに経費削減を実現する、社内のモデルケースにしたいと考えていました。
改善例1. 導入費・保守費を削減
IP-PBX主装置とIP多機能電話機を導入しました。もともと社内PCのネットワークとして光回線を利用しており、IP-PBXの通話と一本化することができました。従来の電話線は非常用に1回線だけを残し、通話料が3分の1程度で済むようになりました。
また、Web管理画面からの設定変更が可能で、席移動の際はLANケーブルを差し替えるだけで済みます。そのため工事費をゼロにでき、移動の際の手間も減らせました。各部署の責任者に管理権限を持たせ、現場の意見を反映した運用に努めています。
課題2「拠点間の通信コストがかかる」
電話設備を10年継続して使用し、メーカー保証期間を過ぎてしまったので設備更新を検討していました。旧システムでは、拠点ごとに内線を構築していたため、離れた事業所との通話には、社内でありながら外線の通話料金がかかってしまっていました。そのため、全事業所の電話を内線化したいというのが最大の課題でした。
改善例2. 内線化と、一律の外線通話料金でコスト削減
IP-PBXを導入し、全事業所を内線化しました。電話機は全てIPネットワーク経由でつながっているため、全国どの事業所でも通話料のかからない内線で通話できます。また、IP-PBXを選んだことにより、距離に関係なく通話料が一定のIP回線の選択肢が増え、市外の取引先でも料金を気にせず通話できるようになったと社員からは好評です。
また、これまでは席移動時に内線番号を再設定しなければならず面倒でした。しかし、IP-PBXを利用してからは再設定が不要で、楽に移動できるので助かっています。
課題3「個人用端末の経費精算が煩雑」
以前は、卓上の固定電話機のほかに、営業社員には個人の携帯端末を使用してもらっていました。個人の携帯利用費は会社持ちだったのですが、各自の料金明細を1枚ずつ確認して経費精算しなければならないため、総務の負担が重くなっていました。
また、一部には私物である携帯電話を、業務で使用することに抵抗を感じる社員もいたようです。当時の電話設備がリプレイスの時期に差し掛かっていたこともあり、料金を見直すとともにこれらの課題を解決したいと思っていました。
改善例3. 経理処理を集約
IP-PBXにより各事業所間の電話機を内線化し、営業社員には会社との内線通話が可能なスマートフォンを支給することで、新たに端末を購入したにもかかわらず、全体ではコストカットを実現できました。社内の電話回線が一つのキャリアに集約できたため、経理清算の手間が大幅に省けました。また、営業社員が所有するスマホが統一されたため、スケジュールの共有やアプリの利用が容易になり、予想以上の業務効率化につながりました。
課題4「顧客対応の質をもっと上げたい」
現在のオフィスは当社製品に関する問い合わせの窓口となっており、日々の電話業務でクレーム対応から本社への伝達、顧客訪問の手配などを一手に引き受けていました。事務スタッフから営業社員への連絡漏れや伝達ミスが起こることもあり、円滑な業務を支える環境の必要性を痛感していました。そこで、電話環境を一新することで、経費削減と業務の質向上を同時に達成しようと構想を立てていました。
改善例4. 顧客対応の質がアップ
旧型の電話機からIP-PBX、IP電話機にリプレイスし、録音や顧客情報との連動機能が充実したCTIシステムを新しく導入しました。IPネットワークの利用で通話料が下がったのはもちろん、CTIシステムにより自動転送や通話録音、CRMと連動した顧客情報の表示や名刺管理などが可能になりました。
また、冗長化システムを導入し、ネットワークの障害が発生した際もすぐ予備機に切り替え、業務を中断したり電話の相手を待たせたりすることがなくなりました。結果として、新システムの導入によって顧客対応の質が向上しました。
課題5「電話を取るために作業に集中できない」
これまでは、オフィスと工場内にそれぞれ固定電話機とコードレス電話機を設置していました。しかし、コードレス電話機は台数が限られ、工場では電話が鳴るたびに作業を中断しなければならず、工場スタッフが業務を行いにくいという問題がありました。
また、オフィスでは席配置変更のたびに設定変更を業者に依頼しなければならず、作業が営業時間に差し掛かってしまうときには、顧客対応の遅れが生じないか気にかかっていました。
改善例5. 工場とオフィスの連携がスムーズに
ソフトフォンとUSBヘッドセットに対応したIP-PBXの導入で、作業しながら社員同士でコミュニケーションを取ることができるようになりました。建物内はIPネットワークでつながっているため、工場内もオフィスも自在に移動して電話機を使えるようになりました。
さらに、オフィスの電話機には呼び出し機能を付けたため取り次ぎの手間が短縮され、業務効率がアップしました。席配置変更の設定変更も業者に依頼せずWebで行えるようになり、ビジネスチャンス損失の機会も減らせたのではと思います。
まとめ
IP-PBX導入は、コスト削減、業務効率改善など企業に様々なメリットをもたらすことが分かりました。さらにリプレイスの思わぬ失敗をしないために、「IP-PBX導入時によくあるトラブル」、「PBX導入後の失敗事例」も併せてご覧ください。
今の電話設備に悩んでいる方は、IP-PBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
カテゴリ：IP-PBX導入ガイド